Zapraszamy na szkolenie

INSTRUKCJA KANCELARYJNA I ARCHIWUM ZAKŁADOWE

9  wrzesień  2022 r.

w godzinach 9.oo – 14.oo

ZDALNIE

Forma szkolenia  online  na platformie Clickmeeating  

Instrukcja kancelaryjna zawiera ogół zasad postępowania z dokumentacją w komórce organizacyjnej zakładu pracy, wynikających z przyjętego systemu kancelaryjnego. Reguluje ona zasady postępowania z dokumentacją jawną, począwszy od chwili jej wpływu lub wytworzenia w komórce organizacyjnej, do czasu przekazania materiałów archiwalnych i oraz dokumentacji niearchiwalnej do archiwum.

Celem szkolenia jest przybliżenie Uczestnikom zasad obiegu i porządkowania dokumentów oraz ich właściwego gromadzenia. W trakcie szkolenia omówione zostaną obowiązki osób prowadzących archiwum zarówno z publicznego, jak i niepublicznego sektora. Uczestnicy zapoznają się z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi i ich zakresem tematycznym. Zdobędą praktyczne umiejętności z zakresu postępowania z dokumentacją, wypełniania obowiązujących formularzy, prowadzenia ewidencji gromadzonej dokumentacji. Dowiedzą się jak poprawnie przejąć dokumentację z komórek organizacyjnych (lub przekazać ją z komórki organizacyjnej do archiwum), jak właściwie przeprowadzić procedurę brakowania dokumentacji oraz jakie kroki muszą podjąć aby przekazać materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego.

Każdy uczestnik otrzyma link ( wraz z instrukcją postępowania ) do platformy  na której należy dokonać rejestracji zgodnie z danymi przesłanym w formularzu zgłoszeniowym.    

Czas trwania kursu:  5 godzin lekcyjnych (godzina lekcyjna to 45 minut).

Prowadzący  Anna Rzewuska

Praktyk, na co dzień współpracuje z archiwami państwowymi, dzięki czemu wiedza przekazywana podczas szkoleń jest zawsze aktualna i zgodna z
najnowszymi przepisami. Prowadziła m.in. archiwum zakładowe Centralnego Ośrodka Badań Jakości w Diagnostyce Laboratoryjnej. Tworzy i wdraża przepisy kancelaryjne, a także prowadzi szkolenia, warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej. Olbrzymim zainteresowaniem cieszą się również gwarantowane konsultacje poszkoleniowe. Pracuje na zlecenie podmiotów publicznych i prywatnych, porządkując dokumentację ministerstw, urzędów centralnych, samorządowych jednostek administracyjnych i innych podmiotów publicznych oraz firm prywatnych. Wspiera wiele jednostek w prowadzeniu ich archiwów zakładowych i składnic akt. Współpracowała (lub nadal współpracuje) m.in. z: sądami, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, urzędami miast i gmin, starostwami powiatowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, ośrodkami naukowo-badawczymi. Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Adresaci szkolenia to:

– Pracownicy państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
– Pracownicy jednostek samorządu terytorialnego,
– Archiwiści zakładowi, zobowiązani do realizacji zadań archiwum zakładowego lub składnicy akt,
– Przedstawiciele podmiotów niepaństwowych (samorząd zawodowy, fundacje, stowarzyszenia, szkoły, przedszkola, firmy prywatne),
– Osoby, które dopiero przejęły obowiązki archiwisty,
– Osoby, którym powierzono zadanie uporządkowania zasobu archiwum zakładowego lub składnicy akt,
– Osoby, które przygotowują dokumentację do brakowania lub przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
– Osoby szukające praktycznych wskazówek, chcące zdobyć nową lub pogłębić już posiadaną wiedzę,
– Wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia.

Metody pracy i materiały szkoleniowe:  Szkolenie  ma charakter warsztatów popartych licznymi praktycznymi przykładami, a jego celem jest wyjaśnienie kwestii niejasnych lub budzących wątpliwości. W trakcie spotkania zostaną omówione zmiany związane z funkcjonowaniem, zasadami tworzenia i prowadzenia archiwizacji dokumentów w jednostce. W czasie zajęć wykorzystywane są autorskie materiały dydaktyczne przygotowane przez wykładowcę.

PROGRAM

I. Instrukcja kancelaryjna

1. Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
2. Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
3. Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
4. Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
5. Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
6. Formy załatwiania spraw
7. Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
8. Zasady podpisywania pism
9. Ustalenia dotyczące wysyłania pism
10. Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
11. Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
12. Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
13. Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.

II. Archiwum zakładowe – organizacja i zakres działania

1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
2. Personel
3. Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt;
4. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego /składnicy akt;
5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
6. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt;
7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt;
8. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt;
9. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
10. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
11. Sprawozdawczość archiwum zakładowego/składnicy akt.

II. Etapy prac archiwizacyjnych:

1. Studia wstępne;
2. Rozpoznanie przynależności zespołowej;
3. Segregacja i systematyzacja;
4. weryfikacja kategorii archiwalnych,
5. brakowanie przeterminowanej dokumentacji archiwalnej,
6. archiwizowanie materiałów archiwalnych,
7. archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej,
8. uzupełnienie opisów dokumentacji pozostającej w archiwum zakładowym,
9. nadawanie układu dokumentacji w zespole,
10. inwentaryzacja,
11. znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej),
12. opracowanie krótkiego rysu historycznego jednostki organizacyjnej.

Efektem kształcenia na kursie będzie poszerzenie posiadanej wiedzy oraz doskonalenie już posiadanych umiejętności zawodowych oraz usystematyzowanie wiedzy z zakresu jak poprawnie przejąć dokumentację z komórek organizacyjnych (lub przekazać ją z komórki organizacyjnej do archiwum), jak właściwie przeprowadzić procedurę brakowania dokumentacji oraz jakie kroki muszą podjąć aby przekazać materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego, umiejętność wykonywania pracy zgodnie z zasadami etyki zawodowej, umiejętność przewidywania skutków i ponoszenia odpowiedzialności za podjęte działania.

Sposób i forma zaliczenia:

Formą zaliczenia kursu jest obecność na zajęciach szkoleniowych. Po zaliczeniu kursu słuchacz otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu kursu wydanego na podstawie par. 22 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 19 marca 2019 roku w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz.U. poz. 652).

Odpłatność za uczestnictwo w szkoleniu wynosi 290,00 zł netto/356,70 brutto, obejmuje wykłady, konspekty wykładowców; zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. 

 

Zapisz się już dziś, wypełnij  Formularz zgłoszeniowy.

Możesz także pobrać  kartę zgłoszeniową i wysłać ją do nas mailowo

oraz oświadczenie  o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych.