Krajowy System e-Faktur 2026 – wszystko o fakturach ustrukturyzowane z uwzględnieniem najnowszych zmian

Szanowni Państwo,

W związku z faktem, iż od lutego 2026 r. wystawianie faktury ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe, zachęcamy do skorzystania ze szkolenia, którego celem jest przybliżenie Państwu zasad wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur. Faktury wystawiane w KSeF będą podlegać ciągłej kontroli, w szczególności pod kątem ich prawidłowego wystawienia, dlatego w celu przygotowania się do wspomnianego powyżej obowiązku, warto w przed rokiem 2026 r. rozpocząć wystawianie fakturę w KSeF wcześniej, żeby w okresie dobrowolności przetestować to rozwiązanie w Państwa systemie informatycznym.

Ministerstwo Finansów już od kilku lat intensywnie pracuje nad wdrażaniem nowoczesnych narzędzi analitycznych, umożliwiających bieżącą kontrolę rozliczeń podatkowych, docelowo w czasie rzeczywistym. Jednym z takich rozwiązań jest faktura ustrukturyzowana, której wystawianie jest możliwe w KSeF obecnie (funkcjonalność ta jest dostępna od roku 2022).

Należy mieć również na względzie ustanowienie przez ustawodawcę specyficznego momentu wystawienia i otrzymania faktury w KSeF. Ma to szczególne znaczenie dla:

• określenie momentu powstania obowiązku podatkowego w przypadku transakcji, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny w dacie wystawienia faktury (np. WDT, usługi budowlane, „media”, najem, leasing itp.),
• określenia momentu nabycia prawa do odliczenia VAT z faktury ustrukturyzowanej,
• właściwego wykazania daty wystawienia faktury w JPK,
• momentu dokonania korekty in minus po stronie podatku należnego i naliczonego.
• Adresaci szkolenia:  Szkolenie jest skierowane do: dyrektorów, kierowników, menadżerów odpowiedzialnych za wdrożenie KSeF, jak również dla osób wystawiających faktury oraz księgowych. Udział w szkoleniu jest mocno rekomendowany pracownikom działów handlowych, obsługi klienta oraz informatykom pracującym w firmach oraz innym osobom wspierającym jednostki w obszarze IT.
•  

1. 1. Najważniejsze pojęcia dotyczące KSeF:
   • Co to jest KSeF? definicja KSeF, uczestnicy KSeF, możliwość obioru faktury przez osoby/podmioty nie będące uczestnikami KSeF.
   • Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF od lutego 2026 r.; podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF od kwietnia 2026 r.; podatnicy zwolnieni z VAT – od kiedy będą zobowiązani do korzystania z KSeF?
   • Pojęcie faktury ustrukturyzowanej: definicja faktury ustrukturyzowanej, faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana a zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści, wystawienie faktury w ustrukturyzowanej – czy konieczna jest akceptacja kontrahenta? przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.
   2. Korzystanie z KSeF:
   • Rodzaje dokumentów wystawianych przy użyciu w KSeF.
   • Proces wystawienia faktury w KSeF: możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z aplikacji Ministerstwa Finansów, wystawienia faktury w KSeF poprzez system informatyczny podatnika, wystawienia faktury w KSeF poprzez przesłanie pliku w strukturze FA, nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF, znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF, czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej? sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK.
   • Walidacja faktury wysłanej do KSeF w celu wystawienia: zgodność faktury wysyłanej do KSeF ze strukturą FA_VAT, obowiązkowe dane, które musi posiadać faktury, żeby było możliwej jej wystawienie w KSeF.
   • Informacje dodatkowe w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły odbioru, warunki dostawy INCOTERMS, nr WZ, adres dostawy, dane odbiorcy innego niż nabywca itp.): schema FA – możliwości zawarcia w fakturze dodatkowych informacji; załączniki ustrukturyzowane w najnowszej schemie FA – kto będzie mógł z nich korzystać? załączniki inne niż ustrukturyzowane przekazywane poza KSeF; przekazywanie dodatkowych dokumentów towarzyszących transakcjom; dane o podmiotach uczestniczących w transakcji (np. odbiorca, pracownik, jednostka w ramach JST, członek grupy VAT itd.).
   • Weryfikacja uprawnień osoby/podmiotu do korzystania z KSeF: pierwsze korki KSeF – jak rozpocząć korzystanie z KSeF w zależności od formy działalności? rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF innym podmiotom lub osobom, wyznaczenie osoby uprawnionej z korzystaniem z formularza ZAW-FA, odpowiedzialność karno-skarbowa osoby korzystającej z uprawnień do korzystania z KSeF.
   • Wystawienie faktury w KSeF a zgoda nabywcy w okresie dobrowolnego KSeF: czy brak zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej uniemożliwia wystawienie faktury w KSeF? forma zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej; sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej w przypadku braku zgody nabywcy na przekazanie jej za pośrednictwem KSeF.
   • Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF: dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez polskiego podatnika VAT, dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez osoby i podmioty nie będące polskimi podatnikami VAT, okres przechowywania faktur w KSeF, dane faktury ustrukturyzowanej dostępne dla sprzedawcy i nabywcy.
   • Określenie momentu wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej: specyfika daty wystawienia faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT, data wystawienia faktury w KSeF a data powstania obowiązku podatkowego VAT oraz PIT/CIT data otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT, data otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku VAT – ważne pytanie prejudycjalne polskiego sądu do TSUE.
   • Zasady korygowania faktur w KSeF w okresie dobrowolnego KSeF: czy faktury wystawione poza KSeF można korygować w formie ustrukturyzowanej (z uwzględnieniem zmiany od września 2023 r.)? czy faktury ustrukturyzowane (wystawione w KSeF) można korygować w formie „tradycyjnej”? czy do faktury ustrukturyzowanej można wystawić notę korygującą? czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej? korzyści związane w wystawieniem faktur korygujących w KSeF.
   • Czy można wystawić duplikat faktury ustrukturyzowanej?
   • Preferencje wynikające z dobrowolnego stosowania faktur ustrukturyzowanych do końca 2024 r.: 40-dniowy zwrot podatku VAT, ułatwione stosowanie korekty in minus po stronie sprzedawcy i nabywcy, brak konieczności dostarczania JPK_FA na żądanie organów podatkowych, brak obowiązków związanych z autentycznością pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur.
   • Zakres automatycznej kontroli faktur w systemie KSeF przez Krajową Administrację Skarbową.
   3. Okres obowiązkowego korzystania z KSeF:
   • Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF: generalny obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w KSeF od lutego 2026 r.: podatnicy VAT czynni i zwolnieni – obowiązek korzystania z KSeF od lutego 2026 r.; kategorie podatników, którzy mogą wystawiać faktury w KSeF od kwietnia 2026 r.; czy podatnicy, którzy mogą wystawiać faktury w KSeF od kwietnia 2026 r., mogą również otrzymywać faktury zakupowe poza KSeF od kwietnia 2026 r.? obowiązek posługiwania się NIP dla potrzeb fakturowania w KSeF; faktury w KSeF dla kontrahentów zagranicznych; faktury w KSeF dla podmiotów niebędących podatnikami (innych niż osoby fizyczne), faktury wystawiane dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) – czy będzie można wystawiać w KSeF?
   • Faktury, które nie będą musiały być wystawiane w KSeF: faktury wystawiane przez podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla jako podatnicy VAT czynni, faktury wystawiane z kas rejestrujących – w okresie do końca lipca 2026 r.; paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone – w okresie do końca lipca 2026 r.; faktury wskazane w rozporządzeniu wykonawczym wyłączającym koniczność wystawiania faktur KSeF dla określonych czynności, faktury wystawione w okresie awarii KSeF oraz związane z nimi obowiązki, faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”) oraz związane z nimi obowiązki, możliwość nieograniczonego korzystania z trybu „offline” do końca 2026 r.; faktury wystawiania w ramach OSS i IOSS, „faktury” RR.
   • Faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie awarii KSeF: zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w okresie awarii, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w okresie awarii KSeF, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii.
   • Faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie niedostępności KSeF („offline”): zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w trybie „offline”, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w trybie „offline”, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w trybie „offline”.
   • Sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej w okresie obowiązkowego KSeF w zależności od statusu nabywcy: krajowy nabywca posługujący się polskim NIP; krajowy nabywca nieposługujący się polskim NIP; nabywca zagraniczny posługujący się polskim NIP; nabywca zagraniczny nieposługujący się polskim NIP.
   • Znaczenie kodu QR umieszczanego obowiązkowo na wydruku lub obrazie elektronicznym faktur wystawianych w KSeF: faktury ustrukturyzowane wstawione w KSeF przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej, faktury wstawione w okresie awarii lub w trybie „offline” przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej, certyfikat sprzedawcy jako element kodu QR faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline” – najnowsze rozwiązanie Ministerstwa Finansów.
   • Określenie daty otrzymania faktury ustrukturyzowanej: data otrzymania faktury ustrukturyzowanej w KSeF, data otrzymania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w okresie awarii lub „offline”, metody i formy przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
   • Data wystawienia faktury w KSeF a kurs waluty – nowe, dodatkowe możliwości określenia kursu walutowego od lutego 2026 r. uwzględniająca specyfikę momentu wystawienia faktury w KSeF: specyfika określenie kursu walutowego dla faktur wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego; specyfika określenie kursu walutowego dla faktu, których data wystawienia jest datą powstania obowiązku podatkowego (np. WDT).
   • Faktura otrzymana poza KSeF od lutego 2026 r. a możliwość odliczenia VAT: czy można odliczyć VAT, jeżeli sprzedawca, pomimo obowiązku, wystawi fakturę poza KSeF?
   • Możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF „faktur” RR: forma zgody rolnika ryczałtowego na wystawianie „faktur” RR w KSeF; forma wycofania zgody rolnika ryczałtowego na wystawianie „faktur” RR w KSeF; wprowadzenie zasada korygowania „faktur” RR; specyfika płatności za „faktury” RR wystawione w KSeF.
   • Sankcje w zakresie nieprawidłowości w korzystaniu z obowiązkowego KSeF: sankcja za wystawienie faktury poza KSeF; sankcje za wystawienie faktur w niewłaściwym formacie w okresie awarii lub w trybie „offline”, sankcje za opóźnione przesłanie do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline”, okres przejściowy, w którym sankcje nie będą stosowane.
   • Korygowanie faktur w okresie obowiązkowego KSeF (od lutego 2026 r. lub od kwietnia 2026 r.): korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF; korygowanie faktur wystawionych poza KSeF (przed lutym/kwietniem 2026 r.) wyłącznie w KSeF, likwidacja not korygujących, wystawianie faktur korygujących poza KSeF – czy to będzie możliwe? specyfika korekty in minus podatku należnego od lutego 2026 r.: faktury korygujące wystawione w KSeF, faktury korygujące wystawione poza KSeF,
   • Specyfika korekty in minus podatku naliczonego: faktury korygujące otrzymane w KSeF, faktury korygujące otrzymane poza KSeF.
   • Dlaczego nie warto wystawiać faktury korygujących poza KSeF w okresie od lutego do kwietnia 2026 r.?
   • Numeru systemowy nadawany fakturze przez KSeF a opis przelewu za fakturę ustrukturyzowaną w okresie obowiązkowego KSeF: numer KSeF a pojedyncze przelewy przy użyciu mechanizm podzielonej płatności), numer KSeF a zbiorcze przelewy przy użyciu mechanizm podzielonej płatności), numer KSeF a „zwykłe” przelewy pomiędzy podmiotami będącymi podatnikami VAT czynnymi, okres przejściowy, w którym podawanie numerów KSeF w przelewach nie będzie obowiązkowe.
   • Pozostałe zmiany związane z KSeF: skrócenie terminu zwrotu VAT; zniesienie obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej w niektórych sytuacjach (od września 2023 r.), zmiany w przepisach dotyczących faktur RR.

MICHAŁ GABRYSIAK

Adresaci szkolenia:  Szkolenie jest skierowane do: dyrektorów, kierowników, menadżerów odpowiedzialnych za wdrożenie KSeF, jak również dla osób wystawiających faktury oraz księgowych. Udział w szkoleniu jest mocno rekomendowany pracownikom działów handlowych, obsługi klienta oraz informatykom pracującym w firmach oraz innym osobom wspierającym jednostki w obszarze IT.

Czas trwania kursu: 7 godzin lekcyjnych (godzina lekcyjna to 45 minut), realizowany jest w systemie stacjonarnym

Metody pracy i materiały szkoleniowe:  Proces kształcenia na kursie realizowany jest w formie warsztatowej. W czasie zajęć wykorzystywane są autorskie materiały dydaktyczne przygotowane przez wykładowcę

Efektem kształcenia na kursie będzie poszerzenie posiadanej wiedzy oraz doskonalenie już posiadanych umiejętności zawodowych z zakresu prawidłowego prowadzenia systemu faktur podatku VAT, umiejętność wykonywania pracy zgodnie z zasadami etyki zawodowej, umiejętność przewidywania skutków i ponoszenia odpowiedzialności za podjęte działania.

Sposób i forma zaliczenia: Formą zaliczenia kursu jest obecność na zajęciach szkoleniowych. Po zaliczeniu kursu słuchacz otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu kursu zgodnie z § 23 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz.U. poz. 2175)

Zapisz się już dziś, wypełnij  Formularz zgłoszeniowy.

Możesz także pobrać  kartę zgłoszeniową i wysłać ją do nas mailowo oraz oświadczenie  o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych.

Zgłoszenie na szkolenie dokonuje się wyłącznie drogą elektroniczną, poprzez formularz zgłoszeniowy lub poprzez przesłanie skanu karty zgłoszeniowej. Przesłanie zgłoszenia stanowi formę zawarcia umowy wiążącej się z jednocześnie zobowiązaniem do zapłaty, w razie braku rezygnacji. Rezygnację (najpóźniej na 7 dni przed terminem szkolenia) należy przesłać w formie pisemnej na adres szkolenia@bkszkolenia.pl . Za datę rezygnacji przyjmuje się termin wpłynięcia pisma do organizatora oraz otrzymania od niego potwierdzenia przyjęcia rezygnacji. 

Brak uiszczenia wpłaty oraz nieobecność na szkoleniu nie są jednoznaczne z rezygnacją. 

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i uczestnictwie w szkoleniu zawsze wysyłamy pocztą elektroniczną na adres e-mail podany w zgłoszeniu. Realizacja szkolenia jest uzależniona od zainteresowania powyższą tematyką. 

Terminy mogą się zmienić

Możesz pobrać  kartę zgłoszeniową i wysłać ją do nas mailowo 

oraz oświadczenie  o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych.