KSeF – najnowsze zmiany z 04.2025. Kolejne zmiany w schemie – FA(3). Szkolenie z logowaniem się do KSeF na żywo

Celem szkolenia jest  uzyskanie przez uczestników wiedzy na temat ich obowiązków w zakresie wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i KSeF.

W kwietniu 2025 r. Ministerstwo Finansów ostatecznie potwierdziło, że KSeF wchodzi w życie w 2026 r. Zostało mało czasu.                        

Szkolenie podzielone jest na dwie części.

W pierwszej części zostaną omówione zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz sposób wystawiania i
odbierania e-Faktur z uwzględnieniem najnowszych zmian zaprezentowanych w 04.2025 r. Wykładowca prezentuje na żywo w jaki sposób zalogować się do KSeF oraz w jaki sposób nadawać uprawnień, w tym nowe, zawężone uprawnienia dla jednostek
wewnętrznych. Podczas prezentacji następuje także wystawienie e-faktury i wygenerowanie tokena uwierzytelniającego.
W drugiej części szkolenia omówiona zostanie szczegółowo najnowsza wersja schemy FA(3). Podczas omawiania schemy uczestniczy będą mogli poznać, w którym miejscu wzoru e-Faktury powinny znaleźć się dane z obecnie wystawianych faktur. W tej części wykładowca na podstawie swojej praktyki omówi jak podejść do wdrażania e-Faktur i na co szczególnie zwrócić uwagę.

Adresaci szkolenia  Szkolenie jest skierowane do: dyrektorów, kierowników, menadżerów odpowiedzialnych za wdrożenie KSeF, jak również dla osób wystawiających faktury oraz księgowych. Udział w szkoleniu jest mocno rekomendowany pracownikom działów handlowych, obsługi klienta oraz informatykom pracującym w firmach oraz innym osobom wspierającym jednostki w obszarze IT.

Korzyści ze szkolenia.
1. Uczestnicy zyskają aktualną i praktyczną wiedzę na temat obowiązujących i planowanych zmian w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
2. Możliwość przećwiczenia logowania się do środowiska produkcyjnego FSeF (Faktury ustrukturyzowanej) w czasie rzeczywistym, z pomocą prowadzącego.
3. Zrozumienie zasad wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w nowym systemie.
4. Lepsze przygotowanie do wdrożenia KSeF w firmie – zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej.
5. Omówienie najczęstszych błędów i problemów praktycznych, z jakimi spotykają się podatnicy oraz sposoby ich rozwiązania.
6. Bezpośrednie odpowiedzi na pytania uczestników – możliwość konsultacji na żywo.

Część I. Funkcjonowanie KSeF, w tym ostatnie nowości.
1. Aktualny stan prawny. Co jest uchwalone? Na jakie akty czekamy? Terminy wejścia w
życie KSeF.
2. Kto będzie wystawiał faktury w KSeF a kto będzie wyłączony?
a) Wyłączenie na stałe.
b) Wyłączenie czasowe.
3. Szczególne typy faktur a KSeF.
a) Paragony z NIP do 450 zł.
b) Faktury z kasy fiskalnej.
c) Noty korygujące.
d) Duplikaty.
e) Faktury VAT RR.

f) Pro formy i noty obciążeniowe a KSeF.
4. Wysyłanie faktur do KSeF.
a) Wymóg nadania uprawnień do pracy w KSeF.
b) Wysyłka interaktywna i wysyłka wsadowa (paczki).
c) Data wystawienia faktury.
d) Co w przypadku wysyłki do KSeF następnego dnia?
e) Co jeśli faktura zostanie odrzucona przez KSeF?
f) Właściwy kurs waluty.
g) Nr KSeF – jakie ma znaczenie.
h) KSeF a JPK_VAT.
i) Samofakturowanie.
j) Udostępnianie faktur w kraju i zagranicą.
k) Kody QR.
5. Obieg faktur zakupowych.
a) Kluczowe ryzyka przy fakturach zakupowych.
b) Jak usprawnić obieg faktury zakupowych?
c) Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej.
d) Skąd wziąć nr KSeF przy fakturach zakupowych?
e) Jak liczyć termin płatności?
f) Aneksowanie umów z dostawcami.
6. LOGOWANIE SIĘ DO KSEF NA ŻYWO.
a) Dostępne metody uwierzytelniania się w KSeF.
b) Podpis kwalifikowany. Pieczęć kwalifikowana. ePUAP.
c) Jak nadać uprawnienia? Zarząd. Pracownicy. B2B. Samofakturowanie. Biuro
rachunkowe.
d) Generowanie token autoryzacyjnego.
e) Dostęp do faktur sprzedaży i zakupu z poziomu KSeF.
f) Jak się wystawia fakturę w KSeF?
g) Generowanie ID wewnętrznego.
7. Awarie i tryb off-line (nowość).
a) Tryb offline24.
b) Awaria KSeF.
c) Zapowiedziana przerwa w KSeF (niedostępność).
d) Awaria u podatnika.
e) Data wystawienia i otrzymania faktury w okresie awarii.
8. Płatności za faktury.
a) Zmiany w przelewach MPP.
b) Nr KSeF przy przelewach MPP.
c) Nr KSeF przy przelewach zwykłych.
d) Zbiorcze przelewy.
e) Identyfikator zbiorczy.
9. Kary pieniężne.
a) Za co przewidziane są kary?
b) Od kiedy grożą kary?
c) Kara dla spółki czy dla fakturzysty?

Część II. Treść faktury ustrukturyzowanej – nowa schema FA(3).
1. Nowości w schemie FA(3).
a) Wprowadzenie załącznika do faktury.
b) Wymóg podania nr NIP jednostki organizacyjnej JST.
c) Nowa rola w Podmiot3 – Pracownik.
d) Doprecyzowanie węzła „Płatności”
e) Pozostałe zmiany o charakterze technicznym.
2. Jak zabrać się za wdrożenie KSeF w firmie?
3. Mapowanie treści obecnych faktur do wzoru schemy.
4. Problematyka dostępnych rodzajów e-Faktur (VAT, ZAL, ROZ, KOR) a faktyczny
sposób wystawiania faktur w firmach.
5. Dane sprzedawcy, nabywcy.
6. Podmioty trzecie na fakturze (odbiorca, płatnik, oddział, dodatkowy nabywca).
7. Nowe wymogi dla daty sprzedaży.
8. Gdzie umieścić dane dodatkowe ze swoich faktur? Rabaty, kody towarów,
numery, waga, ilość, oświadczenia, informacje, itp.
9. Oznaczenie dotyczące płatności.
10. Wymogi dla faktur korygujących.
a) Sposoby korygowania wierszy.
b) Kiedy przez storno? Kiedy przez różnicę?
c) Korekta błędnych danych nabywcy.
d) Zbiorcze faktury korygujące.
11. Faktury zaliczkowe.
a) Dane zamówienia na fakturze zaliczkowej.
b) Częściowe dostawy po wystawieniu faktury zaliczkowej. Jak to zafakturować
w KSeF?
c) Faktura rozliczeniowa.
d) Korekta do faktury zaliczkowej i rozliczeniowej.

Hubert Grzyb – adwokat, doradca podatkowy. Założyciel i partner zarządzający kancelarii adwokackiej specjalizującej się w doradztwie podatkowym. Doradza w skomplikowanych projektach dotyczących podatku VAT oraz podatku dochodowego na rzecz polskich oraz zagranicznych podatników. Wspiera firmy i jednostki sektora finansów publicznych przy wdrażaniu KSeF        i e-Faktur. Doświadczony wykładowca, głównie w tematyce podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego. Prowadzi szkolenia m. in. dla pracowników jednostek sektora finansów publicznych, w tym pracowników organów podatkowych, dla doradców podatkowych oraz biegłych rewidentów. Autor publikacji z zakresu podatku VAT oraz podatków dochodowych.

Efektem uczenia się jest, z zakresu :                                   

Wiedza:
1.Znajomość aktualnych przepisów dotyczących KSeF, w tym planowanych etapów obowiązkowego wdrożenia.
2.Zrozumienie roli i funkcji KSeF oraz jego wpływu na obieg dokumentów w organizacji.
3.Znajomość procedury autoryzacji, logowania i działania środowiska produkcyjnego FSeF.
Umiejętności:
1.Umiejętność poprawnego logowania się do FSeF i poruszania się po systemie.
2.Umiejętność samodzielnego wystawienia oraz odbioru faktury ustrukturyzowanej.
3.Umiejętność identyfikacji i rozwiązania podstawowych problemów technicznych związanych z integracją systemów księgowych z KSeF.
Kompetencje społeczne:
1.Świadomość potrzeby ciągłego śledzenia zmian w przepisach i dostosowywania do nich procedur firmowych.
2.Gotowość do współpracy z zespołem księgowym, IT i zarządczym przy wdrażaniu KSeF.
3.Rozwijanie postawy odpowiedzialności za zgodność działań firmy z przepisami prawa podatkowego.

Szkolenie jest skierowane do: dyrektorów, kierowników, menadżerów odpowiedzialnych za wdrożenie KSeF, jak również dla osób wystawiających faktury oraz księgowych. Udział w szkoleniu jest mocno rekomendowany pracownikom działów handlowych, obsługi klienta oraz informatykom pracującym w firmach oraz innym osobom wspierającym jednostki w obszarze IT.

Czas trwania kursu: 6 godzin lekcyjnych (godzina lekcyjna to 45 minut), realizowany jest w systemie zdalnym

Metody pracy i materiały szkoleniowe:  Proces kształcenia na kursie realizowany jest w formie warsztatowej. W czasie zajęć wykorzystywane są autorskie materiały dydaktyczne przygotowane przez wykładowcę

Sposób i forma zaliczenia: Formą zaliczenia kursu jest obecność na zajęciach szkoleniowych. Po zaliczeniu kursu słuchacz otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu kursu zgodnie z § 23 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz.U. poz. 2175)                                                        

Forma realizacji szkolenia 

• Szkolenie realizowane jest w formie wykładu online –  wirtualnego szkolenia nadawanego na specjalnie przygotowanej platformie. Uczestnicy będą na żywo brali udział w szkoleniu z możliwością zadawania pytań na czacie. Podczas szkolenia poza widokiem wykładowcy będzie również dostępna tablica multimedialna, oraz prezentacja materiałów którymi będzie zarządzał wykładowca.

• W czasie wykładu stosowane są metody i techniki nauczania skoncentrowane na praktycznych aspektach rozwiązywania problemów.

• Autorskie materiały szkoleniowe uczestnicy otrzymują w terminie 2 dni przed szkoleniem w formie PDF na wskazany w zgłoszeniu czytelny adres e:mail.

• Po zakończeniu szkolenia uczestnik otrzymuje imienny certyfikat potwierdzający jego udział w szkoleniu wysłany w formie PDF na wskazany w zgłoszeniu czytelny adres e;mail

• Po zakończonym szkoleniu uczestnicy oceniają szkolenie poprzez pozostawienie opinii w formie ankiety,  która pozwoli na podsumowanie efektów i jakości zrealizowanego szkolenia.

Zapisz się już dziś, wypełnij  Formularz zgłoszeniowy.

Możesz także pobrać  kartę zgłoszeniową i wysłać ją do nas mailowo oraz oświadczenie  o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych.

Zgłoszenie na szkolenie dokonuje się wyłącznie drogą elektroniczną, poprzez formularz zgłoszeniowy lub poprzez przesłanie skanu karty zgłoszeniowej. Przesłanie zgłoszenia stanowi formę zawarcia umowy wiążącej się z jednocześnie zobowiązaniem do zapłaty, w razie braku rezygnacji. Rezygnację (najpóźniej na 7 dni przed terminem szkolenia) należy przesłać w formie pisemnej na adres szkolenia@bkszkolenia.pl . Za datę rezygnacji przyjmuje się termin wpłynięcia pisma do organizatora oraz otrzymania od niego potwierdzenia przyjęcia rezygnacji. 

Brak uiszczenia wpłaty oraz nieobecność na szkoleniu nie są jednoznaczne z rezygnacją. 

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i uczestnictwie w szkoleniu zawsze wysyłamy pocztą elektroniczną na adres e-mail podany w zgłoszeniu. Realizacja szkolenia jest uzależniona od zainteresowania powyższą tematyką. 

Terminy mogą się zmienić

Możesz pobrać  kartę zgłoszeniową i wysłać ją do nas mailowo 

oraz oświadczenie  o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych.