Instrukcja kancelaryjna zawiera ogół zasad postępowania z dokumentacją w komórce organizacyjnej zakładu pracy, wynikających z przyjętego systemu kancelaryjnego. Reguluje ona zasady postępowania z dokumentacją jawną, począwszy od chwili jej wpływu lub wytworzenia w komórce organizacyjnej, do czasu przekazania materiałów archiwalnych i oraz dokumentacji niearchiwalnej do archiwum.